Gestion des tâches, gestion du temps, management… chez Sysnove nous n'arrêtons pas de parler d'organisation ces derniers mois. C'est une discussion récurrente avec nos amis entrepreneurs, et un sujet de réflexion chez Sysnove depuis que nous sommes passés de deux fondateurs à quatre associés en quelques mois.

Il y a quelques semaines, à l'occasion d'une mini présentation, j'ai eu l'occasion d'expliquer une première fois notre méthode de gestion de tâches qui, sans être révolutionnaire, est l'une des grandes forces de Sysnove. Et puis je me suis dit que ça serait bien de la poser à l'écrit.

Particularités de notre métier

Avant toute chose, il me semble important de préciser que cet article n'a pas vocation à fournir une méthode universelle et parfaite pour gérer son temps et sa todolist. Il s'agit de notre méthode, qui marche pour nous, plus ou moins bien selon les périodes et les individus.

La particularité de notre activité, c'est une dualité assez forte entre :

  • la recherche et développement : l'amélioration continue, qui, par nature, n'est soumise à aucune urgence et à des échéances plutôt floues ;
  • et la gestion des demandes voire des incidents, qui doit être traitée avec la meilleure réactivité possible.

C'est cette dualité qui a fortement conditionné la méthode d'organisation présentée ici.

Les tâches créatives, typiquement, ne peuvent pas être planifiées. Vous ne pouvez pas dire « je vais faire ça cette après-midi », tout simplement parce que cette après midi vous n'aurez peut-être pas l'inspiration ou la motivation pour le faire, et qu'il n'en sortira rien de bon.

Pire, cette difficulté est renforcée par la nature urgente et imprévisible de la gestion d'incident. Lorsqu'une alerte arrive ou qu'un client nous contacte, il faut tout lâcher pour s'en occuper de suite. Parfois, nous avons une demie journée entière occupée par l'imprévu. Inutile d'essayer de planifier quoique ce soit dans ce contexte.

Alors cette méthode ne s'applique pas à tous, c'est certain. Mais elle répond très bien au moins à notre besoin.

Trello

Notre méthode sur Trello. Il s'agit d'une application web permettant de gérer des colonnes et des cartes, et de déplacer les cartes entre les colonnes. Pour ceux à qui ça parle, c'est simplement un tableau Kanban ou Scrum. C'est aussi simple que ça :

Exemple Trello

Sur cette image, vous pouvez voir le workflow de base : « À faire », « En cours », « Terminé! » ainsi qu'une colonne « Idées », plus communément appelée « Backlog » (on y met tout ce qui passe par la tête, sans que ce soit forcément à faire de suite).

Mais le génie de Trello c'est d'être parfaitement générique. Il n'impose pas ce workflow. Chaque utilisateur est libre de configurer et d'utiliser les tableaux à sa façon. Reste à trouver la meilleure façon.

Les colonnes

Le cœur de notre système, c'est l'organisation des colonnes Trello. Inspirés par GTD et par la méthode 2-20-2-2, nous avons fait évoluer ce workflow de base pour séparer la « TODO » en plusieurs colonnes :

Board Trello

  • TODO contient plutôt un backlog que réellement une TODO. C'est à faire, mais un jour, aucune urgence. Pour reprendre la matrice d'Eisenhower, ça n'est ni urgent ni réellement important. Dans la méthode 2-20-2-2, c'est clairement le dernier 2.
  • This week c'est important mais pas urgent. C'est l'avant dernier 2 du 2-20-2-2. En gros, il faut vraiment le faire, mais pas forcément aujourd'hui.
  • Today ça peut contenir 2 choses : les tâches urgentes qui prennent plus de 2 minutes à réaliser (le 20 du 2-20-2-2, demande client un peu complexe mais à traiter rapidement), et les tâches importantes pour lesquelles on est motivé aujourd'hui (pas plus de 2 ou 3). L'important étant de ne jamais trop remplir cette colonne. C'est la voir vide qui donne un gros sentiment de satisfaction à la fin de la journée.
  • WIP, ou Work in progress contient les tâches en cours de réalisation. Cette colonne permet, lorsque l'on est interrompu par une urgence ou une sollicitation quelconque, de retrouver rapidement ce que l'on faisait avant d'être interrompu.
  • Done contient les tâches terminées.
  • Blocked, enfin, permet de ranger les tâches qui sont bloquées par un élément externe. Typiquement, on attend un retour d'un partenaire. Inutile de garder cette carte au milieu des autres, elle ne peut pas avancer tant que nous n'aurons pas plus d'éléments. Au mieux, on ne peut que relancer.

Il est important de noter que l'importance des cartes est valable à un instant T, mais peut évoluer. Une carte en TODO peut passer d'un coup à Today, juste parce qu'elle est devenue importante pour un client ou un collaborateur. C'est la motivation qui fait déplacer les cartes.

Cette organisation a de nombreux intérêts :

  • On ne perd rien. Tout ce qui nous passe par la tête et toutes les demandes clients, même long terme, ça rentre dans le tableau.
  • En début de journée, on peut se planifier dans Today deux ou trois tâches de This week, voire de TODO, en fonction des motivations du jour.
  • On voit de suite ce qui est à faire aujourd'hui, et on est motivé pour vider Today.
  • Quand on a rien à faire, on peut choisir une tâche plus créative dans TODO.
  • On peut se permettre d'être interrompus par des sollicitations ou de l'urgence sans oublier ce que l'on faisait avant. On ne se disperse pas.
  • On peut rapidement voir une surcharge de travail nécessitant de se focaliser sur l'urgence, ou au contraire une période de calme permettant d'aller chercher des tâches plus longues dans TODO.

Bref, cette méthode est compatible avec les grands principes de l'organisation (Eisenhower, 2-20-2-2) tout en conservant une grande souplesse dans leur application et en remettant la motivation des individus au cœur de la gestion des tâches.

Les plus de Trello

Jusque là, nous aurions pu faire la même chose avec des Post-it© sur un mur. Mais Trello permet d'aller beaucoup plus loin.

Carte Trello

Travailler à plusieurs (et à distance)

Nous n'en avons pas parlé jusqu'ici, mais en plus de s'organiser personnellement, Trello permet de travailler à plusieurs de manière très efficace, en permettant d'attribuer une carte à un ou plusieurs membres de l'équipe.

Dans notre cas, à l'exception de la colonne TODO, nous nous imposons même d'attribuer chaque carte à au moins une personne :

  • Si la carte est une question, ou nécessite une discussion, on met tous les collaborateurs concernés sur la carte.
  • Si on s'imagine que quelqu'un est mieux placé que soit pour la réaliser, on lui attribue la carte. Il pourra toujours revenir vers celui qui l'a créée, ou la transférer à quelqu'un d'autre.
  • Sinon, on se l'attribue à soi, quitte à la déléguer plus tard.

L'avantage, c'est que Trello permet de filtrer très facilement pour n'afficher que les cartes qui nous concernent, grâce à la touche q. Du coup, 80% du temps on ne voit que nos cartes, et seulement quand on a quelques minutes pour lever la tête on peut passer sur l'affichage de toutes les cartes, et voir où en sont nos collaborateurs.

Si on ne s'imposait pas d'assigner chaque carte à au moins une personne, on serait à peu près certain d'avoir des cartes que personne ne verrait, et qui ne seraient jamais traitées.

Les commentaires

Trello permet de commenter une carte. C'est utile pour entamer une discussion, mais surtout sur les tâches longues pour garder un historique de l'avancement. C'est aussi là que l'on indique, sur une tâche Blocked, pourquoi elle est bloquée.

Quand on travaille à plusieurs, les commentaires permettent aussi de poser des questions en sollicitant les autres.

Les labels

Les labels permettent de classifier les cartes avec des étiquettes de couleurs. Ça peut être des types d'actions (Documentation, FIX, Communication, Commercial…) ou encore des niveaux de priorité (Urgent, Demande client…).

Labels Trello

Les échéances

Trello permet de poser une échéance sur chaque carte. Le plus important, à mon avis, c'est de réserver cette fonctionnalité exclusivement aux tâches ayant réellement une échéance (un serveur à résilier avant telle date, par exemple). Si c'est une échéance floue, que ça serait bien que ce soit fait avant la fin de la semaine, ou à la limite de la semaine prochaine, c'est déjà dans This week.

Dans ce système, les échéances ne doivent pas servir à la planification. De cette manière, quand on voit une échéance (que Trello colore automatiquement en fonction de la proximité), on sait qu'il s'agit d'un impératif absolu.

L'archivage

Pour ne pas faire grossir la colonne Done infiniment, cette colonne est renommée tous les mois en « Done YYYYMM », puis archivée et remplacée par une colonne neuve. Ceci permet de garder un historique sur plusieurs années de tout ce qui a été fait. C'est rare, mais couplé à la recherche c'est parfois utile.

Les points à surveiller

Enfin, parlons un peu de méthode. Attention aux accumulations de tâches dans les colonnes. C'est le défaut de cette méthode, sans un peu de rigueur on se retrouve très vite avec des tâches présentes dans WIP, Today ou This week depuis plusieurs semaines.

Parce que, soyons honnête, à la fin de la journée Today n'est jamais vraiment vide. Parce qu'on a pas fini, ou parce qu'on a commencé à y mettre des tâches pour le lendemain. De même pour This week, nous ne l'avons jamais vu vide un vendredi soir. Et que dire de cette tâche bloquée sans raison dans WIP depuis 3 semaines, parce qu'elle a été entamée mais jamais terminée ?

C'est un équilibre à trouver. Il faut s'imposer un peu de rigueur, peut-être des points hebdomadaires où on lève la tête pour passer en revue toutes les cartes de ces trois colonnes et pour faire le ménage. Il y a toujours des solutions :

  • La tâche a peut-être perdu l'importance qu'elle avait quand elle a été créé ? Il faut la rétrograder dans This Week ou dans TODO, voire la supprimer.
  • La tâche est plus complexe que prévue, et difficile à attaquer d'un bloc ? Il faut la séparer en plusieurs petites tâches, en mettant une checklist ou en créant plusieurs cartes.
  • La tâche est dans WIP depuis 3 semaines, entamée mais pas terminée ? Elle est soit bloquée, et il faut la passer en Blocked, soit trop complexe, et il faut la séparer en un bout qui va aller dans Done, et un ou plusieurs bouts dans TODO.

Au pire, si malgré ce rangement c'est toujours encombré, ça révèle qu'un collaborateur est en situation de surcharge : soit qu'il n'arrive pas à bien évaluer son temps, soit qu'il y a trop de choses qui s'accumulent sur lui. Cette situation, il vaut mieux la voir que l'ignorer.

Conclusion

Nous n'avons rien inventé. Nous avons simplement trouvé un outil simple et extrêmement générique, Trello, et appliqué dessus des principes connus et déjà très bien formalisés dans les grandes méthodes de gestion de temps. Nous n'avons pas particulièrement réfléchi à tout ça au départ, et il y a sûrement d'autres articles sur le web qui décrivent exactement le même workflow.

Mais au delà de la gestion des tâches, ce qui nous intéresse par dessus tout dans cette méthode c'est son aspect collaboratif, et le type d'organisation auto-gérée qu'elle permet de faire émerger, en rendant les informations accessibles à tous, et en rendant chacun responsable de ses idées et de ses tâches.

Le principe est simple, mais très puissant : si quelqu'un, peu importe son rôle, pense que quelque chose doit être fait, il en devient immédiatement responsable. Il doit faire en sorte que ce soit fait, soit en le faisant, soit en le déléguant. Mais ça, ça sera le sujet d'un autre article.

À propos de l'auteur



Guillaume est l'un des deux fondateurs et cogérants de Sysnove. Développeur Python et administrateur système passionné de logiciel libre et des technologies liées à Internet, il participe à divers projets, notamment le fournisseur d'accès Internet Aquilenet ainsi que la Fédération FDN.

Chez Sysnove, son rôle consiste à mettre en place et administrer les infrastructures nécessaires à l'hébergement des services fournis aux clients. En tant que directeur général, il gère aussi les aspects administratifs de l'entreprise.